Buchungsarten verwalten
Hier verwaltest du alle Arten von Zeitbuchungen, die deine Mitarbeiter verwenden können. Du kannst eigene Buchungsarten erstellen und bestehende anpassen, um sie an deine Unternehmensanforderungen anzupassen.
Voraussetzungen
- Du benötigst Administratorrechte für die Zeiterfassung
- Du musst Zugriff auf die Konfiguration der Arbeitszeitverwaltung haben
- Systemarten können nur eingesehen, aber nicht bearbeitet werden
Aufbau der Seite
Werkzeugleiste:
- Hinzufügen-Schaltfläche: Erstellt eine neue Buchungsart (nur bei aktiven Einträgen)
- Archiv-Schalter: Wechselt zwischen aktiven und archivierten Buchungsarten
Buchungsarten-Tabelle: Zeigt alle Buchungsarten mit ihren wichtigsten Eigenschaften an.
Spalten der Tabelle
Name: Bezeichnung der Buchungsart (z.B. "Homeoffice", "Fortbildung", "Sonderurlaub")
Beschreibung: Detaillierte Erklärung der Buchungsart
Kategorie: Grundtyp der Buchung:
- Anwesenheit: Normale Arbeitszeit am Arbeitsplatz
- Homeoffice: Arbeitszeit von zu Hause
- Abwesenheit: Pausen, Termine, Dienstgänge
- Urlaub: Erholungsurlaub, Sonderurlaub
- Krankenstand: Krankheitsbedingte Abwesenheit
- Unterbrechung: Sonstige Abwesenheiten
- Zeitausgleich: Abbau von Überstunden
- Bezahlte Abwesenheit: Bezahlte Freistellung
Kleinste Einheit: Mindestdauer für Buchungen:
- 1 Minute: Sehr präzise Erfassung
- 15 Minuten: Übliche Einstellung für die meisten Buchungen
- 30 Minuten: Gröbere Erfassung
- 1 Stunde: Für ganztägige Buchungen
Erfassung durch Mitarbeiter: Bestimmt, wie Mitarbeiter diese Buchungsart verwenden können:
- Erlaubt: Mitarbeiter können frei buchen
- Nur auf Antrag: Buchung nur nach Genehmigung möglich
- Nicht erlaubt: Nur Administratoren können buchen
Systemarten vs. eigene Arten
Systemarten (grau hinterlegt):
- Vordefinierte Buchungsarten von weboffice
- Können nicht bearbeitet oder gelöscht werden
- Beispiele: "Arbeitszeit", "Pause", "Urlaub", "Krankenstand"
- Sind für die Grundfunktionen der Zeiterfassung erforderlich
Eigene Arten:
- Von dir erstellte, unternehmensspezifische Buchungsarten
- Können vollständig angepasst werden
- Beispiele: "Homeoffice", "Fortbildung", "Betriebsrat", "Sonderurlaub"
So erstellst du eine neue Buchungsart
- Hinzufügen klicken: Klicke auf die grüne "Hinzufügen"-Schaltfläche
- Grunddaten eingeben:
- Name: Kurze, prägnante Bezeichnung
- Beschreibung: Ausführliche Erklärung
- Kategorie wählen: Bestimme den Grundtyp der Buchung
- Erfassungsregeln festlegen:
- Kleinste Einheit definieren
- Erfassungsmodus für Mitarbeiter wählen
- Weitere Optionen: Je nach Kategorie stehen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung
- Speichern: Bestätige die neue Buchungsart
Kategorien verstehen
Anwesenheit/Homeoffice/Abwesenheit:
- Zeitbasierte Buchungen mit Start- und Endzeit
- Fließen in die Arbeitszeitberechnung ein
- Können Pausen enthalten
Urlaub/Krankenstand/Unterbrechung:
- Tages- oder stundenweise Buchungen
- Beeinflussen Urlaubsanspruch oder Saldo
- Oft mit Genehmigungspflicht
Zeitausgleich:
- Abbau von Überstunden
- Reduziert den Überstundensaldo
- Meist genehmigungspflichtig
Bezahlte Abwesenheit:
- Bezahlte Freistellung (z.B. Betriebsrat, Fortbildung)
- Fließt als Arbeitszeit in die Berechnung ein
- Keine Reduzierung von Urlaub oder Überstunden
Erfassungsmodi verstehen
Erlaubt:
- Mitarbeiter können diese Buchungsart jederzeit verwenden
- Sofortige Buchung ohne Genehmigung
- Geeignet für: Pausen, Homeoffice, normale Arbeitszeit
Nur auf Antrag:
- Mitarbeiter müssen einen Antrag stellen
- Vorgesetzter muss genehmigen
- Geeignet für: Urlaub, Fortbildung, Sonderfreistellungen
Nicht erlaubt:
- Nur Administratoren können diese Buchungsart verwenden
- Für nachträgliche Korrekturen oder spezielle Fälle
- Geeignet für: Systemkorrekturen, besondere Ausnahmefälle
So bearbeitest du eine Buchungsart
- Art auswählen: Doppelklicke auf eine eigene Buchungsart oder nutze das Bearbeiten-Symbol
- Änderungen vornehmen: Passe Name, Beschreibung oder Regeln an
- Auswirkungen bedenken: Änderungen betreffen alle zukünftigen Buchungen
- Speichern: Bestätige die Änderungen
Archivierung von Buchungsarten
Archivieren:
- Buchungsarten werden ausgeblendet, aber nicht gelöscht
- Bestehende Buchungen bleiben erhalten
- Neue Buchungen sind nicht mehr möglich
Wiederherstellen:
- Archivierte Buchungsarten können reaktiviert werden
- Alle Einstellungen bleiben erhalten
- Buchungsart steht wieder zur Verfügung
Tipps und Hinweise
- Erstelle nur Buchungsarten, die du wirklich benötigst
- Wähle aussagekräftige Namen und Beschreibungen
- Teste neue Buchungsarten zunächst mit wenigen Mitarbeitern
- Systemarten können nicht gelöscht werden - sie sind für die Grundfunktionen erforderlich
- Archiviere ungenutzte Buchungsarten statt sie zu löschen
- Bedenke bei Änderungen die Auswirkungen auf bestehende Buchungen
- Dokumentiere besondere Regelungen in der Beschreibung