Buchhaltung an den Steuerberater übergeben
Hier richtest du den automatischen Datenexport für deinen Steuerberater ein. Du legst fest, welche Buchungsdaten weboffice an die Buchhaltungssoftware deines Steuerberaters sendet, ordnest fehlende Konten zu und verwaltest die Zugänge für mehrere Steuerberater.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Buchhaltung > Datenaustausch.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.
So gehst du vor
Exportregeln einrichten
Du siehst die Seite Exportregeln mit Feldern, die festlegen, wie weboffice Daten an die Buchhaltung übergibt. Bearbeite diese nach den Vorgaben deines Steuerberaters:
- Kopfzeile: Lege fest, welche Informationen in jedem Datensatz enthalten sein sollen.
- Detailzeilen: Bestimme, wie einzelne Positionen dargestellt werden.
- Fußzeile: Definiere optionale Abschlusszeilen.
Speichere die Einstellungen mit Speichern.
Weboffice zeigt dir darunter eine Vorschau, wie die Daten aussehen werden.
Fehlende Konten zuordnen
Wenn weboffice Artikel, Kunden, Lieferanten oder Zahlungsmethoden ohne vollständige Kontenzuordnung exportieren soll, öffnet sich nach dem Speichern der Exportregeln ein Fenster Fehlende Konten. Hier ordnest du diese Stammdaten den richtigen Buchhaltungskonten zu:
Wechsle durch die Registerkarten Artikel, Kunden, Lieferanten und Zahlungsmethoden, je nachdem welche Daten fehlen.
Für jeden Eintrag ordnest du ein oder mehrere Konten zu:
- Für Artikel: Wähle das Umlauf-Konto.
- Für Kunden und Lieferanten: Wähle das Konto.
- Für Zahlungsmethoden: Wähle das Bestandskonto.
Je nach Geschäftsbereich wählst du:
- Inland: Konto für Umsätze im Inland (Pflichtfeld).
- EU: Konto für EU-Lieferungen (nur bei Artikeln).
- Drittland: Konto für Exporte außerhalb der EU (nur bei Artikeln).
Ist kein Konto erforderlich, wähle Keine Zuweisung.
Speichere die Zuordnungen mit Speichern.
Steuerberaterzugänge verwalten
Im Bereich Steuerberaterzugänge erstellst und pflegst du Anmeldedaten für deine Steuerberater. Mehr Informationen dazu findest du unter Steuerberater-Zugang einrichten.
Wenn du einen Zugang erstellst, öffnet sich ein Fenster Neuen Steuerberaterzugang erstellen:
Trage den Namen des Steuerberaters ein – nutze einen Namen, unter dem du die Person später wiedererkennst.
Fülle optional die E-Mail (optional) aus – diese wird benachrichtigt, wenn neue Daten verfügbar sind.
Trage ein Passwort ein – dieses braucht der Steuerberater zur Anmeldung.
Speichere den Zugang mit Erstellen.
Weboffice teilt dem Steuerberater den Benutzernamen und das Passwort mit. Der Steuerberater kann sich dann anmelden und die freigegebenen Daten einsehen.
Passwort eines Steuerberaters ändern
Wenn ein Steuerberater sein Passwort vergessen hat oder es zurückgesetzt werden soll, öffnet sich das Fenster Passwort setzen:
Trage das Neue Passwort ein.
Speichere es mit Speichern.
Der Steuerberater erhält das neue Passwort und kann sich damit anmelden.
Aufbau der Seite
Exportregeln: Der obere Bereich mit Eingabefeldern für die Formatierung der Buchhaltungsdaten. Hier bestimmst du die genaue Struktur und den Inhalt der Exportdatei.
Steuerberaterzugänge: Der untere Bereich mit einer Liste aller eingerichteten Zugänge. Hier kannst du neue Zugänge erstellen, Passwörter ändern oder Zugänge löschen.
Was danach passiert
Nachdem du die Exportregeln und Konten gespeichert hast, werden zukünftige Buchungen automatisch in das eingerichtete Format exportiert. Dein Steuerberater kann sich anmelden und die Daten für die Finanzbuchhaltung herunterladen.
Änderungen an den Exportregeln wirken sich auf alle zukünftigen Exporte aus, beeinflussen aber nicht bereits übermittelte Daten. Wenn du eine Kontenzuordnung änderst, werden die neuen Konten ab der nächsten Buchung verwendet.
Tipps und Hinweise
Testlauf vor Livebetrieb: Nutze die Vorschau der Exportregeln, um sicherzugehen, dass die Formatierung passt, bevor der erste Datensatz an deinen Steuerberater geht.
Mehrere Steuerberater: Du kannst beliebig viele Zugänge erstellen – jeder Steuerberater erhält einen eigenen Login mit eigenem Passwort.
Kontozuordnungen vollständig machen: Fehlende Konten führen zu Exportfehlern. Befülle alle erforderlichen Felder (gekennzeichnet durch ein Sternchen).
Passwort nur einmalig sichtbar: Das Passwort eines neuen Zugangs wird dir nur direkt nach der Erstellung angezeigt. Notiere es dir oder teile es dem Steuerberater sofort mit.