Beleg per E-Mail versenden
Hier kannst du Belege direkt per E-Mail an Kunden versenden. Das System erstellt automatisch eine PDF-Version des Belegs und fügt sie als Anhang zur E-Mail hinzu. Du kannst auch eine Test-E-Mail an dich selbst senden, um das Ergebnis zu prüfen.
Voraussetzungen
- Ein Beleg muss vorhanden sein
- Eine gültige E-Mail-Adresse muss eingegeben werden
- Das E-Mail-System muss konfiguriert und funktionsfähig sein
- Du benötigst die entsprechenden Berechtigungen zum E-Mail-Versand
Aufbau der Seite
E-Mail-Adresse: Eingabefeld für die E-Mail-Adresse des Empfängers
- Wird automatisch ausgefüllt, wenn der Kunde eine hinterlegte E-Mail-Adresse hat
- Kann manuell eingegeben oder geändert werden
Betreff: Automatisch generierter E-Mail-Betreff
Nachrichtentext: Vorgefertigter, freundlicher Text für die E-Mail
- Standardtext: "im Anhang finden Sie das angeforderte Dokument. Wir möchten uns herzlich für Ihr Vertrauen bedanken."
- Kann bei Bedarf angepasst werden
Druckgröße: Auswahlfeld für das PDF-Format (nur bei Kassenbons verfügbar)
- Verschiedene Formate wie A4, 58mm, 80mm
- Beeinflusst das Layout des PDF-Anhangs
Test-E-Mail-Schaltfläche: Sendet eine Test-E-Mail an deine eigene Adresse
Versenden-Schaltfläche: Sendet die E-Mail an den Kunden
So arbeitest du mit dieser Seite
E-Mail-Adresse eingeben:
- Prüfe, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist
- Ändere sie bei Bedarf oder gib eine neue ein
- Achte auf korrekte Schreibweise
Druckgröße wählen:
- Wähle das gewünschte PDF-Format aus
- A4 für detaillierte Ansicht, 58mm/80mm für kompakte Bons
- Die Auswahl wird für zukünftige E-Mails gespeichert
Test-E-Mail senden:
- Klicke auf "Test-E-Mail an mich"
- Du erhältst eine Kopie der E-Mail an deine eigene Adresse
- So kannst du prüfen, wie die E-Mail beim Kunden ankommt
E-Mail versenden:
- Prüfe alle Eingaben
- Klicke auf "E-Mail versenden"
- Bestätige den Versand im Bestätigungsfenster
- Entscheide, ob die E-Mail-Adresse beim Kunden gespeichert werden soll
E-Mail-Adresse speichern:
- Wenn die E-Mail-Adresse neu ist, wirst du gefragt, ob sie gespeichert werden soll
- Bei "Ja" wird sie im Kundenstamm hinterlegt
- Bei "Nein" wird sie nur für diesen Versand verwendet
Tipps und Hinweise
- Die E-Mail wird sofort versendet, es gibt keine Warteschlange
- Der PDF-Anhang wird automatisch in der gewählten Druckgröße erstellt
- Test-E-Mails helfen dabei, das Layout und den Inhalt zu prüfen
- Gespeicherte E-Mail-Adressen werden bei zukünftigen Sendungen automatisch vorgeschlagen
- Der Nachrichtentext kann individuell angepasst werden
- Bei Lieferscheinen und Angeboten ist die Druckgröße fest vorgegeben
- Die E-Mail enthält immer den vollständigen Beleg als PDF-Anhang
- Fehlgeschlagene E-Mails werden mit einer entsprechenden Meldung angezeigt