Beleg nachbearbeiten und per E-Mail versenden

Du kannst einen bereits gedruckten Beleg erneut bearbeiten – zum Beispiel um die Kundenadresse zu korrigieren – und ihn dann per E-Mail an den Kunden versenden. Das ist sinnvoll, wenn der Beleg beim ersten Mal fehlerhaft war oder der Kunde ihn nachträglich anfordert.

So kommst du hierher

1. Öffne die Kasse und rufe den entsprechenden Kassentag auf.
2. Suche in der Belegliste nach dem Beleg, den du versenden möchtest.
3. Klicke auf den Beleg, um ihn zu öffnen.
4. Suche nach einer Schaltfläche oder Option zum Versenden per E-Mail – diese öffnet das Fenster zur Bearbeitung und zum Versand.

Voraussetzungen

Der Beleg muss bereits erfasst sein. Der Kunde muss im System hinterlegt sein und eine E-Mail-Adresse haben.

So gehst du vor

1. Kunde überprüfen und bei Bedarf ändern: Das Fenster zeigt zunächst den Kunden, der auf dem Beleg vermerkt ist. Wenn du die Kundenadresse korrigieren musst, klicke auf das Kundenwahlfeld und wähle den richtigen Kunden aus der Liste aus. Speichere die Änderung mit der Schaltfläche Speichern.

2. E-Mail-Adresse prüfen: Nach dem Speichern öffnet sich das Fenster zum Versand per E-Mail. Hier siehst du die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden im Feld E-Mail. Überprüfe, ob die Adresse korrekt ist. Du kannst sie bei Bedarf ändern.

3. Druckgröße wählen: Im Feld Druckgröße legst du fest, in welchem Format der Beleg als PDF ausgedruckt werden soll (z. B. Bondrucker oder A4). Die Voreinstellung richtet sich nach deiner Geräteeinstellung.

4. Nachricht verfassen: Im Feld Mail-Inhalt steht eine Vorlagenachricht. Du kannst diese ändern und eine persönliche Nachricht an den Kunden schreiben. Die Nachricht wird zusammen mit dem Beleg versendet.

5. Vorschau ansehen (optional): Klicke auf die grüne Schaltfläche, um zu sehen, wie der Beleg als PDF aussieht, bevor du ihn versendest.

6. E-Mail versenden: Klicke die Schaltfläche Versenden, um die E-Mail mit dem Beleg-PDF an den Kunden zu schicken. Die grüne Schaltfläche ohne Text daneben testet den Versand vorab – nutze diese nur, wenn du sichergehen möchtest, dass die E-Mail ankommt.

7. Fenster schließen: Klicke die Schaltfläche Schließen, um das Fenster zu beenden.

Aufbau des Fensters

E-Mail-Feld: Hier steht die E-Mail-Adresse des Kunden, an die der Beleg versendet wird. Du kannst sie hier ändern, falls nötig.

Betreff: Der Betreff der E-Mail. Dieser wird ebenfalls mitversendet.

Druckgröße: Legt fest, in welchem Format der Beleg als PDF erzeugt wird (z. B. Bondrucker oder A4).

Mail-Inhalt: Der Text, den der Kunde zusammen mit dem Beleg erhält. Die Standardnachricht kannst du anpassen.

Datei hochladen: Hier kannst du weitere Dateien an die E-Mail anhängen, falls erforderlich.

Was danach passiert

Sobald du auf Versenden klickst, wird die E-Mail mit dem Beleg-PDF an die angegebene Adresse verschickt. Der Versand wird gespeichert, sodass du später nachvollziehen kannst, dass der Beleg versendet wurde. Das Fenster schließt sich selbstständig.

Du kannst jeden Beleg beliebig oft erneut versenden, falls der Kunde ihn nochmals anfordert.

Tipps und Hinweise

• Adressenänderung: Wenn du vor dem Versand die Kundenadresse änderst, wird diese Änderung mit dem Beleg versendet – der ursprüngliche Beleg bleibt aber unverändert.
• E-Mail-Vorschau: Nutze die grüne Testschaltfläche, wenn du unsicher bist, ob die E-Mail korrekt formatiert wird.
• Standardnachricht: Die Vorlagennachricht ist im System vorgegeben und freundlich formuliert. Du kannst sie aber jederzeit anpassen.
• Mehrere Empfänger: Derzeit wird die E-Mail nur an eine Adresse versendet. Wenn der Kunde mehrere Adressen hat, musst du den Versand ggf. wiederholen.