Automatische Transaktionszuordnung
Diese Funktion hilft dir dabei, Banktransaktionen automatisch den passenden Eingangsrechnungen zuzuordnen. Das System analysiert Beträge, Daten und Verwendungszwecke und schlägt dir mögliche Zuordnungen vor.
Voraussetzungen
- Banktransaktionen sind importiert oder erfasst
- Eingangsrechnungen sind im System vorhanden
- Noch nicht zugeordnete Transaktionen existieren
Aufbau der Seite
Die Seite zeigt eine Liste mit Zuordnungsvorschlägen. Jeder Vorschlag enthält:
- Auswahlfeld: Häkchen zum Aktivieren des Vorschlags
- Transaktionsdaten: Name, Datum, Verwendungszweck, Betrag
- Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Lieferant, Referenz, Betrag
- Vorschau-Link: Direkter Zugriff auf die Rechnung
So arbeitest du mit dieser Seite
Vorschläge prüfen
- Übersicht verschaffen: Schaue dir alle gefundenen Vorschläge an
- Beträge vergleichen: Prüfe, ob Transaktions- und Rechnungsbetrag übereinstimmen
- Daten abgleichen: Kontrolliere Datum und Verwendungszweck
- Lieferant überprüfen: Stelle sicher, dass der Lieferant zur Transaktion passt
Rechnung in der Vorschau öffnen
- Klicke auf den Link bei "Eingangsrechnung"
- Die Rechnung öffnet sich in einem neuen Fenster
- Prüfe alle Details der Rechnung
- Schließe die Vorschau, um zur Zuordnung zurückzukehren
Zuordnungen auswählen
- Einzelauswahl: Aktiviere das Häkchen bei den gewünschten Zuordnungen
- Mehrfachauswahl: Du kannst mehrere Vorschläge gleichzeitig auswählen
- Kontrolle: Die Anzahl der ausgewählten Zuordnungen wird angezeigt
Zuordnungen anwenden
- Wähle die gewünschten Vorschläge aus
- Klicke auf "Ausgewählte zuordnen"
- Die Zuordnungen werden sofort übernommen
- Du erhältst eine Bestätigung über die Anzahl der erfolgreichen Zuordnungen
Bewertungskriterien des Systems
Das System berücksichtigt folgende Faktoren:
- Betrag: Exakte oder sehr ähnliche Beträge
- Datum: Transaktionsdatum liegt nach dem Rechnungsdatum
- Verwendungszweck: Enthält Rechnungsnummer oder Referenz
- Lieferant: Name im Verwendungszweck oder Überweisungsempfänger
- IBAN: Bekannte Bankverbindung des Lieferanten
Tipps und Hinweise
- Vorsichtige Prüfung: Kontrolliere jeden Vorschlag sorgfältig
- Beträge müssen stimmen: Kleine Abweichungen können auf Skonto hindeuten
- Datum beachten: Zahlungen erfolgen normalerweise nach der Rechnungsstellung
- Verwendungszweck nutzen: Oft enthält er wichtige Hinweise
- Bei Unsicherheit: Lass den Vorschlag unausgewählt und ordne manuell zu
- Regelmäßige Nutzung: Je öfter du die Funktion nutzt, desto besser werden die Vorschläge
Was passiert bei der Zuordnung?
- Verknüpfung: Transaktion und Rechnung werden miteinander verknüpft
- Status-Update: Die Transaktion wird als "zugeordnet" markiert
- Zahlungsstatus: Die Rechnung wird als "bezahlt" markiert
- Automatische Buchung: Je nach Konfiguration erfolgt die Buchung automatisch