Auftrag stornieren oder Gutschrift erstellen

Du kannst einen Auftrag nachträglich stornieren oder eine Gutschrift dafür ausstellen. Das ist nötig, wenn sich Auftragsdaten geändert haben, Leistungen nicht erbracht wurden oder ein Kunde zurückgesendet hat. Die Storno oder Gutschrift wird als neue Buchung angelegt und kann bearbeitet werden wie jeder andere Auftrag.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Bearbeiten von Aufträgen. Der Auftrag, den du stornieren oder für den du eine Gutschrift erstellen möchtest, muss bereits existieren.

Aufbau des Bearbeitungsfensters

Das Fenster ist dreigeteilt:

• Links: Baum mit Auftragsdaten (Kopfdaten, Positionsgruppen, einzelne Positionen und Summen)
• Mitte: Editor für das ausgewählte Element
• Rechts: Vorschau des Dokuments

Oben rechts schaltest du zwischen diesen drei Ansichten um, wenn du auf dem Mobilgerät arbeitest.

So gehst du vor

1. Öffne den Auftrag, von dem du eine Storno oder Gutschrift erstellen möchtest. Das kann eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Auftragsbestätigung oder ein Angebot sein.

2. Im Bearbeitungsfenster klickst du oben auf Folgeauftrag (oder Folgeauftrag erstellen, je nach Art des Auftrags). Es öffnet sich ein Fenster, in dem du den Typ des Folgeauftrags wählst.

3. Wähle den Auftragstyp:

   • Gutschrift: Erstellt eine neue Buchung, die die Leistung gutschreibt. Alle Positionen und Beträge werden negativ übernommen.
   • Storno: Erstellt eine neue Buchung mit den gleichen Positionen und Beträgen, aber mit umgekehrtem Vorzeichen.

4. Bestätige deine Wahl. Das System speichert zunächst den aktuellen Auftrag und öffnet dann ein neues Bearbeitungsfenster für die Storno oder Gutschrift.

5. Im Bearbeitungsfenster der neuen Buchung kannst du alle Daten kontrollieren und anpassen:

   • Auftragsdatum: Wird automatisch auf heute gesetzt, du kannst es ändern
   • Kunde: Wurde aus dem Originalauftrag übernommen
   • Positionen: Sind mit umgekehrten Beträgen übernommen

6. Änderungen vornehmen, falls nötig (beispielsweise einzelne Positionen entfernen, Texte anpassen). Weitere Informationen zur Bearbeitung findest du unter Rechnung schreiben.

7. Speichere die Storno oder Gutschrift mit Speichern oder lege sie als Entwurf ab mit Als Entwurf speichern.

Das System bucht die Storno oder Gutschrift und zeigt sie danach in der Auftragsübersicht.

Was danach passiert

Die Storno oder Gutschrift ist jetzt eine eigenständige Buchung. Du kannst sie wie jeden anderen Auftrag weiterbearbeiten, drucken und versenden. Sie bezieht sich durch den Link zum Originalauftrag auf die Storno-Referenz – dieser Zusammenhang ist für die Buchhaltung wichtig.

Falls ein Kunde die Storno oder Gutschrift rückgängig machen soll, stellst du einen neuen Folgeauftrag davon aus.

Tipps und Hinweise

• Warnung bei bereits versendeten Aufträgen: Hat der Originalauftrag bereits Zahlungen erhalten oder wurde er versendet, zeigt das System eine Warnung. Das ist normal – ein Auftrag kann trotzdem storniert werden. Die Warnung weist dich darauf hin, dass die Storno vom Originalbeleg abweichen kann.
• Entwürfe: Du kannst die Storno als Entwurf speichern und später finalisieren, statt sie sofort zu buchen.
• Positionen anpassen: Bevor du speicherst, kannst du Positionen löschen, hinzufügen oder ändern – beispielsweise wenn nur Teile des Auftrags storniert werden sollen.