Artikel mit KI-Unterstützung importieren
Mit dem KI-gestützten Import erkennst du Artikel automatisch aus Dokumenten wie PDFs oder Bildern und überführst sie in dein System. Der Assistent führt dich in drei Schritten durch den Prozess: Datei hochladen, erkannte Artikel bearbeiten und abschließend überprüfen und importieren.
Voraussetzungen
Du benötigst die Berechtigung zum Artikel-Import. Der KI-Import erfordert deine Zustimmung zur Nutzung von KI-Funktionen beim ersten Mal.
Aufbau des Assistenten
Der Assistent arbeitet in drei Schritten ab:
- Upload: Hier lädst du die Datei hoch
- Bearbeitung: Hier überprüfst und änderst du die erkannten Artikel
- Überprüfen & Importieren: Hier siehst du eine Zusammenfassung vor dem Import
So gehst du vor
Öffne den KI-gestützten Artikel-Import. Ein Assistent wird dir angezeigt.
Schritt 1: Datei hochladen
- Klicke auf Hochladen oder ziehe eine Datei auf das Upload-Feld
- Der Assistent akzeptiert PDFs, Bilder und andere Dokumentformate
- Die KI analysiert daraufhin die Datei automatisch
- Oben siehst du, wie viele Artikel erkannt wurden
- Klicke auf Nächster Schritt, um zu Schritt 2 zu gelangen
Schritt 2: Erkannte Artikel bearbeiten
Du siehst eine Tabelle mit allen erkannten Artikeln
Überprüfe und bearbeite die Daten direkt in der Tabelle:
- Herstellerartikelnummer und Barcode: Eindeutige Nummern des Artikels
- Artikelname: Die Bezeichnung des Artikels
- Beschreibung: Zusatzinformationen zum Artikel
- Kategorie: Ordne den Artikel einer Kategorie zu oder erstelle eine neue Kategorie durch Eingabe des Namens
- Steuersatz: Wähle den passenden Steuersatz aus. Die Netto- und Bruttopreise passen sich automatisch an
- Einkaufspreis (netto/brutto): Was der Artikel dich kostet. Gibst du einen Preis ein, wird der andere Preis automatisch berechnet
- Verkaufspreis (netto/brutto): Was du für den Artikel verlangst. Gibst du einen Preis ein, wird der andere Preis automatisch berechnet
Um mehrere Artikel gleichzeitig anzupassen, wähle sie über die Kontrollkästchen aus und klicke auf Aktionen für gewählte Artikel
Hat ein Artikel Änderungen, zeigt die Spalte rechts eine Schaltfläche Änderungen rückgängig machen. Ein Klick verwirft deine Bearbeitungen für diesen Artikel und stellt die ursprünglichen Erkennungsergebnisse wieder her
Klicke auf Nächster Schritt, um zu Schritt 3 zu gelangen
Schritt 3: Überprüfen & Importieren
- Du siehst eine Zusammenfassung aller Artikel mit deinen Änderungen
- Überprüfe noch einmal alle Daten: Name, Kategorie, Steuersatz und Preise
- Klicke auf Importieren, um die Artikel in dein System zu übernehmen
- Eine Bestätigung fragt nochmal nach: Klicke Ja, um fortzufahren
- Nach dem Import erhältst du eine Erfolgsmeldung
Was danach passiert
Die Artikel sind jetzt in deinem System verfügbar und können wie normale Artikel verwendet werden. Die Datei wird automatisch gelöscht.
Tipps und Hinweise
- Die KI arbeitet am besten mit klaren, gut lesbaren Dokumenten. Verschwommene oder handschriftliche Einträge können zu ungenauen Erkennungen führen – überprüfe daher unbedingt Schritt 2.
- Wenn die KI eine Kategorie erkannt hat, die es noch nicht gibt, wird sie automatisch angelegt.
- Netto- und Bruttopreise werden automatisch berechnet, wenn du einen Steuersatz änderst. Überprüfe aber, ob das Ergebnis korrekt ist.
- Du kannst den Ablauf jederzeit abbrechen und später neu beginnen.