Arbeitszeitantrag genehmigen oder ablehnen

Als Vorgesetzter prüfst du hier eingegangene Anträge deiner Mitarbeiter – Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich oder Änderungen an bereits gebuchten Zeiten. Du kannst sie einzeln oder mehrere auf einmal genehmigen oder ablehnen.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Arbeitszeit.
2. Klicke auf Arbeitszeit-Verwaltung.
3. Klicke auf Offene Anträge (oder auf Bearbeitete Anträge, wenn du einen bereits entschiedenen Antrag einsehen möchtest).

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Arbeitszeitanträge zu bearbeiten.

So gehst du vor

Einzelnen Antrag prüfen und entscheiden

1. Suche in der Liste den Antrag, den du bearbeiten möchtest. Du kannst nach Mitarbeitername oder Antragsdatum filtern.
2. Klicke auf die Schaltfläche Antrag bearbeiten (rechts in der Zeile).
3. Lese die Antragsinformationen durch:
   • Antragsteller: Name und Foto des Mitarbeiters sowie sein Urlaubssaldo und Überstundensaldo für das Jahr
   • Details: Art des Antrags, beantragter Zeitraum oder Änderung und etwaige Bemerkungen
   • Überschneidungen (nur bei Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen): Zeigt, ob andere Mitarbeiter zur gleichen Zeit abwesend sind
   • Dokumente: Anhänge wie Krankmeldungen oder Nachweise
4. Entscheide dich:
   • Klicke Genehmigen, um den Antrag zu akzeptieren. Das System fragt zur Bestätigung nach.
   • Klicke Ablehnen, um den Antrag abzulehnen. Das System fragt zur Bestätigung nach.
5. Der Antrag ist damit entschieden und verschwindet aus der Liste der offenen Anträge.

Mehrere Anträge auf einmal genehmigen

1. Markiere die Anträge, die du genehmigen möchtest, über die Kontrollkästchen am Anfang jeder Zeile.
2. Alternativ: Markiere das Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Tabelle, um alle Anträge auszuwählen.
3. Die Schaltfläche Markierte Anträge genehmigen wird aktiv, sobald mindestens ein Antrag ausgewählt ist.
4. Klicke auf Markierte Anträge genehmigen. Das System fragt zur Bestätigung nach.
5. Alle ausgewählten Anträge werden genehmigt.

Genehmigten Antrag stornieren

1. Wechsle zur Registerkarte Bearbeitete Anträge.
2. Suche den Antrag, den du stornieren möchtest.
3. Klicke auf die Schaltfläche Stornieren (das X-Symbol rechts in der Zeile).
4. Das System fragt zur Bestätigung nach.
5. Der Antrag wird storniert und kehrt den Status auf „offen" zurück – der Mitarbeiter wird benachrichtigt.

Hinweis: Anträge für bereits verstrichene Zeiträume lassen sich nicht mehr stornieren.

Aufbau der Antragsliste

Die Tabelle zeigt alle eingegangenen Anträge mit folgenden Spalten:

• Erstellt am: Das Datum, an dem der Antrag gestellt wurde
• Bild: Das Profilfoto des Mitarbeiters
• Personal-Nr.: Die Personalnummer des Antragstellers
• Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
• Art: Welche Art von Antrag (z. B. Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich) mit entsprechendem Symbol
• Vom/Von: Startdatum und ggf. -uhrzeit
• Bis/Dauer: Enddatum und ggf. -uhrzeit oder Dauer (bei Überstundenabbau)
• Status: Aktueller Bearbeitungsstand (z. B. „Antrag gestellt", „Antrag genehmigt", „Antrag abgelehnt")
• Bearbeitet von: Name des Vorgesetzten, der den Antrag bearbeitet hat (leer, wenn noch offen)

Was danach passiert

Sobald du einen Antrag genehmigt oder abgelehnt hast, wird der Mitarbeiter benachrichtigt – üblicherweise per E-Mail. Die genehmigten Zeiten werden dann in das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters übernommen und sind im Zeitnachweis sichtbar.

Bearbeitete Anträge findest du jederzeit unter Bearbeitete Anträge zum Nachschlagen oder zur Stornierung (falls nötig).

Tipps und Hinweise

• Schnelle Bearbeitung mehrerer Anträge: Nutze die Sammelgenehmigung, wenn viele Anträge offen sind – das spart Zeit.
• Überschneidungen beachten: Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub beantragen, zeigt dir die „Überschneidungen"-Sektion, wer sonst noch abwesend ist. So kannst du bewusst über Personalplanung entscheiden.
• Dokumente prüfen: Bei Krankmeldungen oder ähnlichen Anträgen lohnt sich ein Blick in den Bereich „Dokumente", um Nachweise zu kontrollieren.
• Alte Anträge stornieren: Wenn ein genehmigter Antrag versehentlich storniert werden soll, funktioniert das nur, wenn der Zeitraum noch in der Zukunft liegt.