Anträge bearbeiten
Hier bearbeitest du als Vorgesetzter alle Zeitbuchungsanträge deiner Mitarbeiter. Du kannst Urlaubs-, Krankenstand- und andere Anträge genehmigen, ablehnen oder stornieren.
Voraussetzungen
- Du musst als Vorgesetzter für mindestens einen Mitarbeiter eingetragen sein
- Du benötigst Rechte zur Bearbeitung von Zeitbuchungsanträgen
- Die Anträge müssen von deinen zugeordneten Mitarbeitern stammen
Aufbau der Seite
Die Seite zeigt zwei verschiedene Ansichten:
Offene Anträge: Anträge, die noch auf deine Entscheidung warten Bearbeitete Anträge: Bereits genehmigte, abgelehnte oder stornierte Anträge
Werkzeugleiste (nur bei offenen Anträgen)
Sammelgenehmigung:
- Markiere mehrere Anträge über die Kontrollkästchen
- Klicke auf "Markierte Anträge genehmigen"
- Alle ausgewählten Anträge werden gleichzeitig genehmigt
- Spart Zeit bei vielen gleichartigen Anträgen
Spalten der Antragstabelle
Kontrollkästchen: Zur Auswahl für die Sammelgenehmigung (nur bei offenen Anträgen)
Erstellt am: Datum, an dem der Antrag eingereicht wurde
Bild: Profilbild des antragstellenden Mitarbeiters
Personal-Nr.: Personalnummer des Mitarbeiters
Mitarbeiter: Name des antragstellenden Mitarbeiters
Art: Typ des Antrags mit entsprechendem Symbol:
- Urlaub (Sonnenschirm-Symbol)
- Krankenstand (Spritze-Symbol)
- Homeoffice (Haus-Symbol)
- Zeitausgleich (Uhr-Symbol)
- Andere Abwesenheiten
Vom/Von: Startdatum oder -zeitpunkt des Antrags
Bis/Dauer: Enddatum, -zeitpunkt oder Dauer des Antrags
Status: Aktueller Bearbeitungsstatus mit farbigen Symbolen:
- Blau (Sanduhr): Antrag gestellt, wartet auf Bearbeitung
- Grün (Haken): Antrag genehmigt
- Rot (X): Antrag abgelehnt
- Rot (Verbot): Antrag storniert
Bearbeitet von: Name der Person, die den Antrag bearbeitet hat
Verfügbare Aktionen
Bei offenen Anträgen:
- Bearbeiten-Symbol: Öffnet das Bearbeitungsfenster für den Antrag
- Sammelauswahl: Kontrollkästchen für die Sammelgenehmigung
Bei bearbeiteten Anträgen:
- Info-Symbol: Zeigt Details des bearbeiteten Antrags
- Stornieren-Symbol: Storniert einen bereits genehmigten Antrag (nur bei zukünftigen Terminen)
So bearbeitest du Anträge
Einzelantrag bearbeiten:
- Antrag auswählen: Klicke auf das Bearbeiten-Symbol oder doppelklicke auf den Antrag
- Details prüfen: Überprüfe alle Angaben des Mitarbeiters
- Überschneidungen beachten: Prüfe, ob andere Mitarbeiter zur gleichen Zeit abwesend sind
- Entscheidung treffen: Genehmige oder lehne den Antrag ab
- Begründung eingeben: Füge bei Ablehnungen eine Begründung hinzu
- Speichern: Bestätige deine Entscheidung
Sammelgenehmigung verwenden:
- Anträge markieren: Setze Häkchen bei den gewünschten Anträgen
- Alle auswählen: Nutze das Kontrollkästchen in der Kopfzeile für alle Anträge
- Genehmigen: Klicke auf "Markierte Anträge genehmigen"
- Bestätigen: Bestätige die Sammelgenehmigung
Genehmigten Antrag stornieren:
- Antrag finden: Wechsle zur Ansicht "Bearbeitete Anträge"
- Stornieren-Symbol: Klicke auf das rote X-Symbol
- Bestätigen: Bestätige die Stornierung
- Hinweis: Stornierung ist nur bei zukünftigen Terminen möglich
Antragsarten verstehen
Urlaubsanträge:
- Zeigen Zeitraum und Anzahl der Urlaubstage
- Berücksichtigen den verfügbaren Urlaubsanspruch
- Können mehrere Tage umfassen
Krankenstandsanträge:
- Meist nachträgliche Meldungen
- Können Dokumente (Krankmeldung) enthalten
- Beeinflussen nicht den Urlaubsanspruch
Zeitausgleichsanträge:
- Abbau von Überstunden
- Zeigen die zu verbrauchenden Stunden
- Reduzieren den Überstundensaldo
Arbeitszeit-Änderungsanträge:
- Nachträgliche Korrekturen von Arbeitszeiten
- Zeigen alte und neue Zeiten
- Beeinflussen den Arbeitszeitensaldo
Überschneidungen beachten
Bei der Antragsbearbeitung wird automatisch geprüft, ob:
- Andere Mitarbeiter zur gleichen Zeit abwesend sind
- Wichtige Termine oder Projekte betroffen sind
- Mindestbesetzung gewährleistet bleibt
Diese Informationen helfen dir bei der Entscheidungsfindung.
Tipps und Hinweise
- Bearbeite Anträge zeitnah, um Planungssicherheit zu gewährleisten
- Nutze die Sammelgenehmigung bei ähnlichen Anträgen
- Prüfe immer die Überschneidungen mit anderen Mitarbeitern
- Bei Ablehnungen gib eine nachvollziehbare Begründung an
- Stornierungen sind nur bei zukünftigen Terminen möglich
- Die Mitarbeiter werden automatisch über deine Entscheidung benachrichtigt