Abrechnungspositionen bearbeiten

Beim Erstellen einer Projektabrechnung bearbeitest du hier einzelne Positionen: Du passt Datum, Tätigkeit, Mitarbeiter, Dauer und Beschreibung an, fasst mehrere Buchungen zusammen oder teilst eine große Position in kleinere auf.

So kommst du hierher

Gehe zu Projekte > Projektabrechnungen
Öffne eine Abrechnung oder erstelle eine neue
In der Übersicht der Positionen klickst du auf eine Position oder nutzt die Schaltflächen zum Zusammenfügen oder Aufteilen

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung zum Verwalten von Projekten. Die Positionen müssen bereits in der Abrechnung vorhanden sein.

So gehst du vor

Eine Position bearbeiten

Doppelklick auf die Position oder klick auf das Bearbeitungs-Symbol
Das Fenster Projektbuchung öffnet sich. Hier kannst du folgende Felder anpassen:
- Datum: Der Tag, an dem die Arbeit stattgefunden hat
- Tätigkeit: Die Art der Arbeit (z. B. Beratung, Entwicklung). Die Liste zeigt nur Tätigkeiten, die für dieses Projekt definiert sind
- Mitarbeiter: Wer hat die Arbeit geleistet
Im Bereich Zeitauswahl legst du die Dauer fest:
- Nutze die Schnellschaltflächen (+ 15 min, + 30 min, + 1 std, + 2 std, + 4 std), um schnell Zeit hinzuzufügen
- Oder trag die Dauer direkt ein im Feld Dauer in Minuten – die Anzeige daneben zeigt dir das Ergebnis in Stunden und Minuten
- Mit Reset setzt du die Dauer zurück auf 0
Im Bereich Notizen trägst du unter Beschreibung auf, was genau geleistet wurde
Klick Speichern, um die Änderungen zu übernehmen

Mehrere Positionen zusammenfügen

Du kannst mehrere Einzelbuchungen eines Mitarbeiters zu einer Position zusammenfassen – zum Beispiel wenn derselbe Mitarbeiter an mehreren Tagen an derselben Aufgabe gearbeitet hat.

Im Reiter Projektbuchungen zusammenfügen wählst du zuerst einen Mitarbeiter aus der Liste
Daraufhin erscheint die Liste der Projekte, an denen dieser Mitarbeiter tätig war. Wähle ein Projekt
Jetzt siehst du alle Positionen dieses Mitarbeiters für dieses Projekt. Markiere die Positionen, die zusammengefasst werden sollen, über die Kontrollkästchen. Du kannst auch Alle oben anklicken, um alle auf einmal zu markieren
Klick Zusammenfügen. Das System fasst die Dauer zusammen und kombiniert die Beschreibungen. Alle Positionen müssen dieselbe Tätigkeit haben, sonst geht das Zusammenfassen nicht
Möchtest du nicht manuell auswählen, nutze Automatisch zusammenfassen – das System findet Positionen mit identischer Beschreibung und fasst diese automatisch zusammen

Optional kannst du vor dem Zusammenfügen noch Datum auf heute setzen klicken, um allen markierten Positionen das heutige Datum zu geben.

Eine Position aufteilen

Eine große Position kannst du in mehrere kleinere aufteilen – etwa wenn ein Mitarbeiter einen ganzen Tag an einer Aufgabe gearbeitet hat, du die Zeiten aber nach Projekt oder Tätigkeit trennen möchtest.

Im Reiter Projektabrechnung (mit dem Split-Symbol) gibst du ein, auf wie viele Positionen aufteilen? – mindestens 2, höchstens 10
Das System teilt die Gesamtdauer automatisch auf und zeigt dir eine Liste der neuen Positionen
Doppelklick auf eine Position oder klick das Bearbeitungs-Symbol, um Dauer und Beschreibung einzeln anzupassen
Mit dem Löschen-Symbol kannst du einzelne Teilpositionen wieder entfernen
Ist alles korrekt, klick Aufteilen. Die ursprüngliche Position wird gelöscht und durch die neuen ersetzt

Aufbau der Bearbeitungs-Fenster

Das Fenster Projektbuchung ist in vier Bereiche aufgeteilt:

Projekt: [Projektname]: Zeigt, für welches Projekt die Position gilt. Hier stellst du Datum, Tätigkeit und Mitarbeiter ein.
Zeitauswahl: Schnellschaltflächen zum Addieren von Zeit, plus ein Eingabefeld für die genaue Minutenangabe. Die Anzeige daneben rechnet automatisch in Stunden um.
Notizen: Textfeld für deine Beschreibung der Arbeit.

Bei Zusammenfassen und Aufteilen siehst du jeweils eine Tabelle aller betroffenen Positionen mit den Spalten Datum, Projekt, Mitarbeiter, Aufgabe (Beschreibung), Tätigkeit, Artikel und Dauer.

Was danach passiert

Sobald du speicherst, schließt sich das Bearbeitungs-Fenster und die Änderungen werden in der Abrechnung sichtbar. Die Position bleibt so lange editierbar, bis die gesamte Abrechnung freigegeben wird.

Beim Zusammenfügen werden die ursprünglichen Positionen gelöscht und durch eine neue ersetzt. Alle Tätigkeiten und Artikel werden übernommen – wenn sie unterschiedlich sind, ist ein Zusammenfügen nicht möglich.

Beim Aufteilen wird die Originalposition gelöscht und durch mehrere neue Positionen mit gleichmäßig verteilter Dauer ersetzt. Du kannst die Duern jeder Teilposition noch anpassen, bevor du das Aufteilen bestätigst.

Tipps und Hinweise

Schneller Zeit eingeben: Die Schnellschaltflächen sparen dir Zeit – nutze sie statt jedes Mal die genaue Minutenzahl zu tippen.
Tätigkeit ändert sich automatisch: Wenn du den Mitarbeiter wechselst, wird die Liste der verfügbaren Tätigkeiten automatisch angepasst, weil jeder Mitarbeiter nur bestimmte Tätigkeiten für das Projekt hat.
Zusammenfassen erfordert gleiche Tätigkeit: Zwei Positionen lassen sich nur zusammenfassen, wenn sie dieselbe Tätigkeit haben. Das System prüft das und warnt dich.
Automatisch zusammenfassen: Die automatische Zusammenfassung gruppiert Positionen nach ihrer Beschreibung – hilfreich, wenn du viele ähnliche Buchungen hast.
Aufteilen rundet auf: Wenn du eine Position auf mehrere Teile aufteilst, wird die Dauer automatisch auf 15-Minuten-Schritte gerundet, damit die Abrechnung sauber bleibt.