Abonnement und Zahlungsmittel verwalten
Auf dieser Seite verwaltest du dein Abonnement für weboffice: Du siehst die nächste Rechnung, stellst das Abrechnungsintervall ein, hinterlegst Zahlungsmittel und überblickst deine Rechnungshistorie. Hier bestimmst du auch, welche Module und Optionen aktiv sein sollen oder kündigst dein Abonnement zum Periodenende.
So kommst du hierher
- Klicke in der Seitenleiste auf Web.Office.Administration
- Klicke auf Abo
Voraussetzungen
Du benötigst die Berechtigung zum Verwalten der Mandanteinstellungen (ManageCompany). Normalerweise haben nur Administratoren Zugriff auf diese Seite.
So gehst du vor
Die Seite ist in mehrere Bereiche unterteilt. Bearbeite sie in der Reihenfolge, die für dich wichtig ist.
Zahlungsmittel hinterlegen
Wenn du noch kein Zahlungsmittel hinterlegt hast, siehst du einen Hinweis im Bereich Zahlungsmittel.
- Klicke auf Zahlungsmittel hinterlegen
- Du wirst auf die Seite zur Zahlungsmittel-Verwaltung weitergeleitet – folge den Anweisungen dort, um deine Karte oder SEPA-Lastschrift einzutragen
Sobald du ein Zahlungsmittel gespeichert hast, erscheint es im Bereich Zahlungsmittel mit den letzten vier Ziffern und dem Verfallsdatum (bei Karten). Hier kannst du es später ändern oder entfernen.
Abrechnungsintervall wählen
Solange deine Abrechnung noch nicht begonnen hat, kannst du im Bereich Abrechnung wählen, ob du monatlich oder jährlich abgerechnet werden möchtest.
- Wähle Monatlich oder Jährlich
- Die Einstellung wird sofort gespeichert
Hat deine Abrechnung bereits begonnen, wird dir nur das aktuelle Intervall angezeigt. Ein Wechsel ist dann nur über den Support möglich.
Aktionscode einlösen
Falls du einen Aktionscode für kostenlose Module oder Rabatte hast:
- Trage den Code im Feld Aktionscode ein
- Klicke Einlösen
Der Code wird sofort aktiviert. Du siehst daraufhin, bis wann Module und Optionen kostenlos sind (entgegen der Standardpreise können Verbrauchskosten wie SMS oder KI-Nutzung weiterhin anfallen).
Ein bereits aktiver Code wird mit einem grünen Haken angezeigt – du brauchst ihn dann nicht erneut einzulösen.
Gebuchte Module und Optionen anpassen
Im Bereich Gebuchte Module & Optionen siehst du, was gerade abgerechnet wird:
- Module (z. B. Kassa, Shop): Jede Zeile zeigt Menge, Einzelpreis und die Gesamtkosten
- Optionen: Optionale Zusatzfunktionen
Die Summe wird unten angezeigt – entweder monatlich oder jährlich, je nach deiner Einstellung.
Eine Position abbestellen
Wenn du eine Position (z. B. ein Modul oder eine Option) nicht mehr brauchst:
- Klicke in der Zeile auf das X-Symbol rechts
- Bestätige die Abfrage
- Die Position bleibt bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums aktiv, wird aber im nächsten Zyklus nicht mehr berechnet. Das Enddatum wird grau und durchgestrichen angezeigt.
Eine Abbestellung zurückziehen
Wenn du eine abbestellte Position doch behalten möchtest:
- Klicke auf das Zurück-Symbol in der durchgestrichenen Zeile
- Die Position wird ab dem nächsten Zyklus wieder abgerechnet
Gesamte Abonnement kündigen
Die Kündigung ist unten im Bereich Gebuchte Module & Optionen:
- Klicke Jetzt Kündigen
- Bestätige deine Absicht in der Abfrage
- Dein Mandant bleibt bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums aktiv und wird danach nicht verlängert
Nach einer erfolgreichen Kündigung wird oben ein Hinweis angezeigt, bis wann noch Zugriff besteht.
Eine Kündigung zurückziehen
Wenn du die Kündigung rückgängig machen möchtest, solange der Mandant noch aktiv ist:
- Klicke Kündigung zurückziehen
- Das Abonnement wird ab dem nächsten Zyklus wieder wie gewohnt verlängert
Aufbau der Seite
Nächste Rechnung am [Datum] Zeigt die Posten der kommenden Rechnung: Lizenzen (Module), Optionen und Verbrauchskosten. Jede Position nennt Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Am unteren Ende siehst du die voraussichtliche Gesamtsumme und ob sie monatlich oder jährlich abgerechnet wird.
Abrechnung Hier stellst du ein, ob dein Abonnement monatlich oder jährlich läuft. Wenn bereits ein Aktionscode aktiv ist, wird er hier mit Gültigkeitsdatum angezeigt.
Zahlungsmittel Zeigt dein hinterlegtes Zahlungsmittel: Kartentyp (z. B. Visa, Mastercard) oder Kontoart (SEPA-Lastschrift) mit den letzten vier Ziffern und Verfallsdatum. Hier kannst du es ändern oder entfernen. Ist noch keines hinterlegt, wird ein Hinweis angezeigt.
Rechnungshistorie Übersicht aller bisherigen Rechnungen mit Nummer, Datum, Betrag und Zahlungsstatus. Der Status kann sein:
- Bezahlt: Das Geld ist eingegangen
- Ausstehend: Die Rechnung wird noch erwartet
- Fehlgeschlagen: Die Zahlung konnte nicht durchgeführt werden
Jede Rechnung mit PDF-Datei kann heruntergeladen werden.
Gebuchte Module & Optionen Die aktuelll im Abrechnungszyklus gebuchten Leistungen mit Mengen, Preisen und einer Gesamtsumme. Durchgestrichene Positionen laufen aus, werden aber noch bis zum Periodenende abgerechnet. Am unteren Ende kannst du das gesamte Abonnement kündigen oder eine bereits laufende Kündigung zurückziehen.
Was danach passiert
Alle Änderungen an Zahlungsmittel, Abrechnungsintervall oder gebuchten Positionen werden sofort gespeichert. Die nächste Rechnung wird gemäß deinen aktuellen Einstellungen erstellt. Bei Fragen zu deinem Abonnement oder technischen Problemen mit der Zahlung wende dich an den Support.
Tipps und Hinweise
- Zahlungsausfälle vermeiden: Stelle sicher, dass dein Zahlungsmittel aktuell und gültig ist. Ohne aktives Zahlungsmittel können kostenpflichtige Funktionen gesperrt werden.
- Probephase: Wenn du noch im kostenlosen Test bist, wird das Enddatum oben angezeigt. Bis dahin entstehen keine Kosten.
- Abbestellungen zum Periodenende: Wenn du eine Position abbestellst, bleibt sie bis zum Ende deines aktuellen Abrechnungszeitraums (Monat oder Jahr) aktiv. Ein Sofortausfall ist nicht möglich.
- Aktionscodes: Manche Codes gewähren volle Kostenfreiheit für Module und Optionen, andere nur einen Rabatt. Verbrauchskosten (z. B. SMS, KI-Nutzung) gelten oft nicht als kostenlos.