Textvorlagen verwalten
Hier verwaltest du alle Textvorlagen für E-Mails, SMS und andere Kommunikation in deinem weboffice-System. Textvorlagen helfen dir dabei, einheitliche und professionelle Nachrichten zu versenden, ohne jedes Mal den kompletten Text neu schreiben zu müssen.
Voraussetzungen
Um Textvorlagen zu verwalten, benötigst du die entsprechende Berechtigung zur Unternehmensverwaltung. Diese Funktion ist normalerweise Administratoren oder verantwortlichen Mitarbeitern vorbehalten.
Aufbau der Seite
Die Seite zeigt eine Registerkarte "Textvorlagen" mit einem Briefumschlag-Symbol. In dieser Registerkarte findest du eine übersichtliche Verwaltung aller Textvorlagen.
So arbeitest du mit dieser Seite
Textvorlagen anzeigen
Alle deine Textvorlagen werden in einer strukturierten Liste dargestellt. Du siehst:
- Name der Vorlage: Aussagekräftige Bezeichnung
- Verwendungszweck: Wofür die Vorlage gedacht ist (E-Mail, SMS, etc.)
- Kategorie: Thematische Zuordnung (Termine, Rechnungen, etc.)
- Status: Ob die Vorlage aktiv oder inaktiv ist
- Letzte Änderung: Wann die Vorlage zuletzt bearbeitet wurde
Neue Textvorlage erstellen
- Klicke auf "Hinzufügen" oder das Plus-Symbol
- Wähle den Typ der Vorlage (E-Mail, SMS, Brief, etc.)
- Gib einen aussagekräftigen Namen ein
- Wähle die passende Kategorie
- Erstelle den Vorlagentext mit Platzhaltern
- Speichere die neue Vorlage
Textvorlage bearbeiten
- Klicke auf eine bestehende Vorlage in der Liste
- Ändere Name, Kategorie oder Inhalt nach Bedarf
- Nutze die Vorschau-Funktion, um das Ergebnis zu prüfen
- Speichere deine Änderungen
Platzhalter verwenden
Textvorlagen können dynamische Platzhalter enthalten:
- [VORNAME]: Wird durch den Vornamen des Empfängers ersetzt
- [NACHNAME]: Wird durch den Nachnamen ersetzt
- [UNTERNEHMEN]: Name deines Unternehmens
- [DATUM]: Aktuelles Datum
- [UHRZEIT]: Aktuelle Uhrzeit
- [BETRAG]: Rechnungsbetrag oder ähnliche Werte
Vorlagen kategorisieren
Organisiere deine Vorlagen in sinnvollen Kategorien:
- Termine: Bestätigungen, Erinnerungen, Absagen
- Rechnungen: Zahlungserinnerungen, Mahnungen
- Marketing: Newsletter, Angebote, Aktionen
- Service: Support-Nachrichten, Anleitungen
- Allgemein: Standardtexte, Grußformeln
Vorlagen testen
- Wähle eine Vorlage aus
- Nutze die Test-Funktion
- Gib Testdaten für die Platzhalter ein
- Sende eine Test-Nachricht an dich selbst
- Überprüfe das Ergebnis und passe bei Bedarf an
Tipps und Hinweise
- Einheitlicher Stil: Verwende einen konsistenten Schreibstil für alle Vorlagen
- Persönliche Ansprache: Nutze Platzhalter für eine persönliche Ansprache
- Kurz und prägnant: Besonders bei SMS-Vorlagen auf die Zeichenbegrenzung achten
- Rechtschreibung prüfen: Kontrolliere alle Texte sorgfältig auf Fehler
- Regelmäßige Updates: Überarbeite Vorlagen regelmäßig und halte sie aktuell
- Backup erstellen: Sichere wichtige Vorlagen regelmäßig
- Team-Abstimmung: Stimme Vorlagen mit deinem Team ab, bevor du sie aktivierst
- Gesetzliche Vorgaben: Beachte rechtliche Anforderungen, besonders bei Mahnungen
- Mehrsprachigkeit: Erstelle bei Bedarf Vorlagen in verschiedenen Sprachen