E-Mail: Unbekannte E-Mail-Adresse

Diese E-Mail erhältst du, wenn du eine Eingangsrechnung per E-Mail an das System sendest, aber deine E-Mail-Adresse nicht im System hinterlegt ist. Das System kann dann die Rechnung nicht verarbeiten, da es nicht weiß, welchem Benutzer oder Unternehmen die Rechnung zugeordnet werden soll. Diese Sicherheitsmaßnahme verhindert, dass unbefugte Personen Rechnungen in euer System einschleusen können.

Wann erhältst du diese E-Mail

Du bekommst diese E-Mail automatisch, wenn:

Du eine Rechnung per E-Mail an die Eingangsrechnungs-Adresse sendest
Deine E-Mail-Adresse nicht als berechtigt im System eingetragen ist
Das System die Rechnung deshalb nicht verarbeiten kann

Aufbau der E-Mail

Die E-Mail ist bewusst kurz und einfach gehalten:

Betreff: "⚠️ Unbekannte E-Mail Adresse"
Kurze Erklärung mit traurigem Smiley (😕)
Information, dass die E-Mail-Adresse nicht bekannt ist
Hinweis, dass die Rechnung nicht verarbeitet werden konnte

Was diese E-Mail bedeutet

Sicherheitsschutz: Das System akzeptiert nur E-Mails von registrierten Benutzern. Dies verhindert:

Spam-Rechnungen von unbekannten Absendern
Versehentliche Rechnungsübermittlungen an falsche Systeme
Unbefugte Zugriffe auf die Rechnungsverarbeitung

Deine Rechnung wurde nicht verarbeitet:

Die angehängte Rechnung wurde komplett ignoriert
Sie ist nicht im System gespeichert
Du musst sie erneut senden, nachdem das Problem gelöst ist

Was du jetzt tun solltest

Schritt 1: Prüfe deine E-Mail-Adresse

Kontrolliere, von welcher E-Mail-Adresse du die Rechnung gesendet hast
Stelle sicher, dass es die gleiche Adresse ist, die in weboffice hinterlegt ist
Achte auf Tippfehler oder unterschiedliche Domains (z.B. gmail.com vs. googlemail.com)

Schritt 2: Kontaktiere deinen Administrator

Wende dich an deinen weboffice-Administrator
Teile ihm deine E-Mail-Adresse mit, von der du Rechnungen senden möchtest
Bitte ihn, diese Adresse im System zu hinterlegen

Schritt 3: Rechnung erneut senden

Warte, bis dein Administrator deine E-Mail-Adresse freigeschaltet hat
Sende die Rechnung erneut von der nun registrierten E-Mail-Adresse
Du solltest dann eine Bestätigungs-E-Mail über die erfolgreiche Verarbeitung erhalten

Häufige Ursachen für dieses Problem

Verschiedene E-Mail-Adressen:

Du sendest von einer privaten Adresse, aber im System ist deine Firmen-Adresse hinterlegt
Du hast mehrere E-Mail-Adressen und verwendest die falsche
Deine E-Mail-Adresse hat sich geändert, aber das System wurde nicht aktualisiert

Neue Mitarbeiter:

Du bist neu im Unternehmen und deine E-Mail-Adresse wurde noch nicht eingerichtet
Dein weboffice-Zugang wurde erstellt, aber die E-Mail-Berechtigung vergessen

Technische Probleme:

Deine E-Mail wird über einen anderen Server weitergeleitet
Die Absenderadresse wird von deinem E-Mail-Programm verändert

Tipps und Hinweise

Diese E-Mail ist eine reine Information - du kannst nicht darauf antworten
Bewahre die E-Mail als Nachweis auf, falls du später Fragen zur fehlgeschlagenen Übermittlung hast
Wenn du dir sicher bist, dass deine E-Mail-Adresse korrekt ist, kann es ein technisches Problem geben
Manche E-Mail-Programme oder -Server ändern die Absenderadresse automatisch
Bei wiederholten Problemen sollte dein Administrator die E-Mail-Einstellungen im System überprüfen
Die Rechnung geht nicht verloren - du kannst sie jederzeit erneut senden, sobald das Problem gelöst ist