Rechnungs-E-Mail

Diese Seite zeigt dir die E-Mail-Vorlage, die automatisch verwendet wird, wenn du Rechnungen per E-Mail an deine Kunden versendest. Die Vorlage sorgt dafür, dass alle Rechnungs-E-Mails ein einheitliches und professionelles Aussehen haben. Du siehst hier, wie die E-Mail beim Kunden ankommt und welche Informationen automatisch eingefügt werden.

Voraussetzungen

Die E-Mail-Vorlage wird automatisch vom System verwendet. Du benötigst keine besonderen Rechte, um diese Seite zu sehen, aber zum Versenden von Rechnungen brauchst du entsprechende Berechtigungen im Rechnungsmodul.

Aufbau der E-Mail

Die E-Mail besteht aus mehreren Bereichen, die automatisch mit den richtigen Informationen gefüllt werden:

Betreffzeile: Enthält automatisch die Rechnungsnummer (z.B. "Anbei das Dokument RE-2024-001")

Haupttext: Hier wird der individuelle Text angezeigt, den du beim Versenden der Rechnung eingeben kannst. Dieser Text kann formatiert sein und persönliche Nachrichten an den Kunden enthalten.

Layout: Die E-Mail verwendet das einheitliche E-Mail-Layout, das für alle ausgehenden E-Mails aus dem System verwendet wird.

So funktioniert die E-Mail-Vorlage

Wenn du eine Rechnung per E-Mail versendest, passiert folgendes:

Das System nimmt automatisch die Rechnungsnummer und fügt sie in die Betreffzeile ein
Der Text, den du beim Versenden eingibst, wird als Hauptinhalt der E-Mail verwendet
Die Rechnung wird als PDF-Datei an die E-Mail angehängt
Die E-Mail wird im einheitlichen Firmen-Layout formatiert und versendet

Automatische Informationen

Rechnungsnummer: Diese wird automatisch aus der jeweiligen Rechnung übernommen. Du siehst sie sowohl in der Betreffzeile als auch im E-Mail-Text (z.B. "RE-2024-001", "RG-2024-0045")

Persönlicher Text: Hier wird der Text angezeigt, den du beim Versenden der E-Mail eingegeben hast. Du kannst hier zum Beispiel schreiben:

"Vielen Dank für Ihren Auftrag. Anbei erhalten Sie die Rechnung."
"Wie vereinbart senden wir Ihnen die Rechnung für die erbrachten Leistungen."
"Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung."

Tipps und Hinweise

Der Text kann HTML-Formatierungen enthalten, das bedeutet du kannst fetten Text, Zeilenumbrüche und einfache Formatierungen verwenden
Die Rechnungsnummer wird immer automatisch eingefügt - du musst sie nicht manuell eingeben
Achte darauf, dass dein persönlicher Text höflich und professionell formuliert ist
Die E-Mail wird automatisch im Corporate Design deines Unternehmens versendet
Für Mahnungen gibt es eine separate Vorlage