Mahnungs-E-Mail

Diese Seite zeigt dir die E-Mail-Vorlage, die automatisch verwendet wird, wenn du Mahnungen und Zahlungserinnerungen per E-Mail an deine Kunden versendest. Die Vorlage sorgt für einen professionellen und einheitlichen Auftritt bei allen Mahnschreiben und enthält sowohl die Mahnung als auch eine Kopie der ursprünglichen Rechnung als Anhang.

Voraussetzungen

Die Mahnungs-E-Mail wird automatisch vom System generiert. Du benötigst entsprechende Berechtigungen im Mahnwesen, um Mahnungen versenden zu können. Die ursprüngliche Rechnung muss bereits im System vorhanden und überfällig sein.

Aufbau der Mahnungs-E-Mail

Die E-Mail für Mahnungen hat eine klare, professionelle Struktur:

Betreffzeile: Wird automatisch generiert und enthält einen Hinweis auf die Mahnung

Hauptüberschrift: "Anbei unsere Mahnung und eine Kopie der besagten Rechnung." - Diese Überschrift macht sofort klar, worum es geht und was der Kunde als Anhang erhält.

Persönlicher Text: Hier wird der individuelle Text angezeigt, den du beim Versenden der Mahnung eingeben kannst. Dieser Bereich ist flexibel gestaltbar für deine persönlichen Nachrichten.

Layout: Die E-Mail verwendet das einheitliche E-Mail-Layout, das für alle Geschäfts-E-Mails aus dem System verwendet wird.

So funktioniert die Mahnungs-E-Mail

Wenn du eine Mahnung per E-Mail versendest, läuft folgender Prozess ab:

Das System erstellt automatisch die Mahnung basierend auf der überfälligen Rechnung
Die E-Mail wird mit der Standard-Überschrift generiert
Dein persönlicher Mahnungstext wird als Hauptinhalt eingefügt
Sowohl die Mahnung als auch eine Kopie der ursprünglichen Rechnung werden als PDF-Dateien angehängt
Die E-Mail wird im professionellen Firmen-Layout versendet

Inhalt der E-Mail

Automatische Überschrift: "Anbei unsere Mahnung und eine Kopie der besagten Rechnung." Diese Überschrift ist fest vorgegeben und macht dem Kunden sofort klar, dass es sich um eine Mahnung handelt und was er als Anhang erhält.

Persönlicher Mahnungstext: Hier fügst du deinen individuellen Text ein. Typische Inhalte sind:

"Leider haben wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen können."
"Wir bitten Sie höflich, den offenen Betrag innerhalb der nächsten 14 Tage zu begleichen."
"Bei bereits erfolgter Zahlung betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos."
"Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung."

Automatische Anhänge

Die Mahnungs-E-Mail enthält automatisch zwei PDF-Anhänge:

Die aktuelle Mahnung: Mit allen relevanten Mahnungsdetails, Mahngebühren und Zahlungsfristen
Kopie der ursprünglichen Rechnung: Damit der Kunde alle Informationen zur ursprünglichen Leistung hat

Tipps für professionelle Mahnungen

Bleibe höflich aber bestimmt im Ton
Erwähne konkrete Zahlungsfristen (z.B. "binnen 14 Tagen")
Weise auf mögliche Konsequenzen bei weiterer Nichtzahlung hin
Biete Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen an
Erwähne die Möglichkeit, dass die Zahlung bereits unterwegs sein könnte
Verwende klare, verständliche Sprache ohne zu viele Fachbegriffe

Rechtliche Hinweise

Achte darauf, dass deine Mahnungstexte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen
Informiere dich über die in deinem Land gültigen Mahnfristen
Dokumentiere alle Mahnungen für eventuelle rechtliche Schritte
Beachte die Vorgaben für Mahngebühren und Verzugszinsen