Kassenbeleg per E-Mail

Diese Seite zeigt dir, wie Kassenbons und Belege per E-Mail an deine Kunden versendet werden. Wenn ein Kunde an der Kasse nach einem digitalen Beleg fragt oder du einen Bon nachträglich per E-Mail verschicken möchtest, wird diese E-Mail-Vorlage verwendet. So erhalten deine Kunden ihre Belege bequem in ihr E-Mail-Postfach und können sie dort archivieren oder ausdrucken.

Voraussetzungen

Ein abgeschlossener Kassenvorgang mit gültigen Kundendaten
Eine hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden
Konfigurierte E-Mail-Einstellungen in deinem weboffice-System

Aufbau der E-Mail

Die E-Mail für Kassenbons hat einen sehr einfachen und übersichtlichen Aufbau:

E-Mail-Inhalt: Der Hauptbereich der E-Mail enthält den vollständigen Belegtext. Hier wird der komplette Kassenbon angezeigt, genau so wie er auch auf Papier gedruckt würde. Das umfasst alle Artikel, Preise, Steuern, Zahlungsarten und rechtlich erforderlichen Angaben.

Layout: Die E-Mail verwendet ein standardisiertes Layout, das professionell aussieht und gut lesbar ist. Der Beleginhalt wird formatiert dargestellt, sodass er auch auf verschiedenen E-Mail-Programmen und Geräten korrekt angezeigt wird.

So funktioniert der E-Mail-Versand

Automatischer Versand: Nach einem Kassenvorgang kannst du direkt die Option "Beleg per E-Mail" wählen
E-Mail-Adresse eingeben: Trage die E-Mail-Adresse des Kunden ein oder wähle sie aus den Kundendaten aus
Versand bestätigen: Das System erstellt automatisch die E-Mail mit dem kompletten Beleginhalt
Zustellung: Der Kunde erhält die E-Mail mit seinem digitalen Kassenbon

Inhalt der E-Mail

Die E-Mail enthält den vollständigen Belegtext mit allen wichtigen Informationen:

Datum und Uhrzeit des Kaufs
Alle gekauften Artikel mit Einzelpreisen
Gesamtsumme und Steuern
Zahlungsart und erhaltener Betrag
Rechtlich erforderliche Angaben (Steuernummer, etc.)
Rückgabe- und Umtauschbedingungen

Tipps und Hinweise

Rechtsgültigkeit: Der per E-Mail versendete Beleg hat die gleiche rechtliche Gültigkeit wie ein gedruckter Kassenbon
Archivierung: Kunden können die E-Mail in ihrem Postfach archivieren und haben so immer Zugriff auf ihre Belege
Umweltfreundlich: Digitale Belege sparen Papier und sind umweltschonender
Nachversand: Du kannst Belege auch nachträglich per E-Mail versenden, falls ein Kunde seinen Bon verloren hat
Spam-Filter: Weise Kunden darauf hin, dass sie ihren Spam-Ordner überprüfen sollen, falls die E-Mail nicht ankommt