E-Mail: Rechnung verarbeitet
Diese E-Mail wird automatisch an dich versendet, nachdem du eine Eingangsrechnung per E-Mail an das System geschickt hast. Je nachdem, ob die automatische Verarbeitung erfolgreich war oder nicht, erhältst du eine entsprechende Bestätigung. Die E-Mail informiert dich über den Status der Verarbeitung und zeigt dir die erkannten Rechnungsdaten an.
Wann erhältst du diese E-Mail
Du bekommst diese E-Mail automatisch, nachdem:
- Du eine Rechnung per E-Mail an die Eingangsrechnungs-Adresse deines Unternehmens gesendet hast
- Das System die Rechnung analysiert und verarbeitet hat
- Der Verarbeitungsprozess abgeschlossen ist (erfolgreich oder mit Fehlern)
Aufbau der E-Mail
Die E-Mail hat zwei verschiedene Varianten, je nach Verarbeitungsstatus:
Bei erfolgreicher Verarbeitung:
- Betreff enthält: "✅ Deine Rechnung wurde erfolgreich verarbeitet"
- Bestätigungstext mit grünem Häkchen
- Detaillierte Liste aller erkannten Rechnungen
Bei fehlgeschlagener Verarbeitung:
- Betreff enthält: "⚠️ Deine Rechnung konnte leider nicht automatisiert verarbeitet werden"
- Warnhinweis mit rotem X
- Information über manuelle Nachbearbeitung
Informationen in der E-Mail
Bei jeder erkannten Rechnung siehst du:
- 📌 Lieferant: Name des Rechnungsstellers, wie er vom System erkannt wurde
- 💶 Betrag: Rechnungsbetrag (wird nur angezeigt, wenn erkannt)
- 📅 Rechnungsdatum: Datum der Rechnung (wird nur angezeigt, wenn erkannt)
- 🔖 Referenznummer: Rechnungs- oder Bestellnummer (wird nur angezeigt, wenn vorhanden)
Was bedeuten die verschiedenen Nachrichten
Erfolgreiche Verarbeitung (✅):
- Deine Rechnung wurde vollständig automatisch verarbeitet
- Alle wichtigen Daten wurden korrekt erkannt
- Die Rechnung ist bereits im System erfasst und kann weiterbearbeitet werden
- Du musst nichts weiter tun
Fehlgeschlagene Verarbeitung (❌):
- Die automatische Erkennung hat nicht funktioniert
- Die Rechnung wurde trotzdem im System erfasst, aber als Entwurf
- Du oder ein Kollege muss die Daten manuell überprüfen und korrigieren
- Logge dich ins System ein, um die Rechnung zu vervollständigen
Was du nach Erhalt der E-Mail tun solltest
Bei erfolgreicher Verarbeitung:
- Prüfe die angezeigten Daten auf Richtigkeit
- Falls alles korrekt ist, musst du nichts weiter tun
- Falls Daten falsch sind, logge dich ins System ein und korrigiere sie
Bei fehlgeschlagener Verarbeitung:
- Logge dich in weboffice ein
- Gehe zu den Eingangsrechnungen
- Suche nach der neuen Rechnung (meist als Entwurf markiert)
- Ergänze oder korrigiere die fehlenden Daten
- Speichere die Rechnung ab
Tipps und Hinweise
- Diese E-Mail ist eine reine Information - du kannst nicht darauf antworten
- Bewahre die E-Mail als Nachweis für die Rechnungsübermittlung auf
- Bei mehreren Rechnungen in einer E-Mail erhältst du eine Übersicht aller erkannten Rechnungen
- Fehlende Informationen (wie Betrag oder Datum) bedeuten nicht automatisch einen Fehler - manchmal können diese Daten einfach nicht aus dem Dokument extrahiert werden
- Die automatische Erkennung funktioniert am besten bei klaren, digitalen PDF-Rechnungen
- Gescannte oder schlecht lesbare Dokumente führen häufiger zu Verarbeitungsfehlern
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